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マイクロソフトのチャットツール「teams(チームズ)」で作業効率を5倍にする

投稿日:2018年4月25日 更新日:

椎成(しいな)
椎成(しいな)
こんにちは、加藤 椎成です。
>加藤 椎成のプロフィール

 

マイクロソフトの「teams(チームズ)」を解説します。

 

サラリーマンの場合、本業も効率化しないと
いくら時間があっても副業に手がまわりません。

 

1日100通近くあったメール処理や無駄な情報共有が
今回紹介するのはマイクロソフトの「teams(チームズ)」のおかげで
圧倒的に時間短縮することができました。

 

マイクロソフト「teams(チームズ)」とは?

 

マイクロソフトの「Teams(チームズ)」は、2017年3月にリリースされた
簡単に言えばOffice 365で利用できるチャットツールです。

 

まさにチャット感覚で「報連相」が完結し、
「ファイル送信」も「ファイル管理」もひとつのアプリケーションで完結します。

 

「Teams(チームズ)」を使えば、社内の情報共有やナレッジ蓄積など
かなり効率化ができます。(1年以上使っています!)

 

マイクロソフト「teams(チームズ)」の概要

 

簡単に画面で説明します。
左側から「①メニュータブ」「②フィードやチャットグループの表示」「③チャット・ドキュメント詳細」という3つの窓でTeamsは構成されています。

 

 

メニュータブには「最新情報」「チャット」「チーム」「会議」「ファイル」の5つのアイコンが用意されています。
以下では、主に私達が使っている機能に絞って説明していきます。

 

 

【チャット】からは、1対1のチャットが可能です。LINEのような感じです。

 

 

ビジネスとして、一番使うのは3つめのメニュー【チーム】だと思います。
ここでは、プロジェクトや拠点、支店ごとのグループを作ることができて
ファイル管理や協同作業をプロジェクト単位(チーム単位)で行うことが可能です。

 

 

最後に【ファイル】メニューですが、こちらは拠点間で社内サーバーに
アクセス出来ない環境下にある今の会社では、まさに使い勝手の良いサービスです。
作業中のファイル状況が表示されるのでファイル共有が簡単に行なえます。

 

では、早速プロジェクトや目的に合わせてメンバーを招待し、運用を開始してみましょう!

 

 

このチームの中で、テーマ別にチャネルを作ることができます。
「一般」はデフォルトで設定されており、そのチーム全体に関わるテーマについて、
チャットやファイル共有などが行えます。チーム内で作られたチャネルには、
全てのチームメンバーが参加する形となっています。

 

まだまだあるマイクロソフト「teams(チームズ)」の凄いところ

 

チーム画面の上部に表示されるタブから様々な機能が利用できます。

 

 

【会話】では、チーム内のチャネルを選んで、チャットをすることができます。

 

【ファイル】では、そのチャネルでアップされたファイル一覧を確認することができます。

 

 

【Wiki】では、テキスト情報を編集・共有することができ、チャットのやりとりも可能です。
ただ、Wiki内ではフォルダ機能が存在しないため、階層分けをした管理はできません。
あくまで、ひとつひとつの情報を並列に管理していく形になります。

 

 

【あらゆるツールとの連携が可能】タブの右側にある「+」をクリックすると、デフォルトで表示されている機能に加えて、「Word」「Excel」「PowerPoint」などの定番ツールやタスク管理ツール「Trello(トレロ)」、カスタマーサポートツール「Zendesk(ゼンデスク)」など複数のツールと連携させることが可能です。

 

▼タブの右側にある「+」をクリックすると

 

例えば、タスク管理ツールの「Trello(トレロ)」を追加すると、
デフォルトで並んでいる会話・ファイル・Wikiの隣に、Trelloのタブが生成されます。

 

 

このように、各チャネルの目的に応じて、必要なツールと連携させて使用できる点が大きな特徴です。現段階で連携可能なツールは下記の25種類です。チームにあわせて、カスタマイズして活用しましょう!

 

サラリーマンが副業で成功するには、いかに本業をサクサク終わらせるかが重要です。
上からは働き方改革と言われていますが、結局は何も進んでいないのが実態です。

実際には、こういった効率的なツールを使って、小さな変化を起こし
自分のチームからでも働き方について変化を起こすことが重要だと思います。


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